疫情催化遠距辦公態(tài)勢 3大方向鞏固管理高效率
↑企業(yè)面臨到的最大難題是如何讓遠距辦公的管理也能維持高效率。（圖／取自Pixabay）
全臺疫情警戒持續(xù)延燒，對於許多企業(yè)的內部工作模式，已從短期應付簡單的居家辦公，演變成為如何進行長期有效率的遠距辦公挑戰(zhàn)。溝通交流、會議召開以及工作回報的各種運作制度，在在都考驗企業(yè)主與人資在數位轉型的準備是否萬全。
中華人事主管協(xié)會遠距管理專家周純如認為，即使企業(yè)內部的設備可以在短時間內就達到工作所需的標準，然而企業(yè)真正面臨到的最大難題，是如何讓遠距辦公的管理也能像如臨現(xiàn)場的高效率管理，建議先從資料彙整、工作回報以及如何籌辦遠距會議這3大方向著手。
首先，在遠距辦公上最重要的就是資料的易取得性，周純如建議企業(yè)內部必須先規(guī)範好辦公室內部資源範圍的層級控管，以及檔案的列表彙整；同時，各部門都應針對自己部門的資料庫做好正確的次序排列與關聯(lián)性掌握。
在工作回報上，周純如說明，除了主管必須成為有效的任務交辦者外，部屬同仁也必須扮演有效承接任務者的角色，除了懂得將主管所交辦的任務依照次序關聯(lián)和輕重緩急去逐一完成之外，還需要有效地彙整工作執(zhí)行中的各項檔案，並建立適時回報進度的心態(tài)，以利團隊任務追蹤、轉交時，能夠順暢且有效率進行。
最後，在遠距會議的籌辦上，周純如提出了4大步驟，首先是會議的完整流程規(guī)劃與議程訂定；其次是完善的資料準備，最好是能在前一小時或前一天完成提供所有與會者；接著是會議中的效率化掌控，必須控管每一項議題的討論、聚焦及時間掌控；最後也是最多公司常常沒有做到的，就是會後的決議與執(zhí)行追蹤，以表格化去追蹤每一項決議事項的落實進度，才能使會議召開具有意義。
中華人事主管協(xié)會執(zhí)行長林由敏表示，全球越來越多企業(yè)將時間與資源投入在能夠提升遠距辦公應用的各項資訊軟體，企業(yè)在藉由加速內部營運流程數位化的過程中，同時也是踏出企業(yè)的數位轉型第一步。然而，企業(yè)必須更宏觀地進行企業(yè)內部的數位化發(fā)展策略，包含掌握資訊基礎建設的數位化能力、重新調整各項職務的工作定位與技能、加速轉換新工作模式、重新思考數位人才規(guī)劃和布局，才能持續(xù)不斷地產生嶄新的商業(yè)模式、應用、機會與競爭態(tài)勢。
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